Événements spéciaux

Lorsque :

• Vous souhaitez organiser une vente de garage à votre résidence.
• Vous êtes propriétaire d’un commerce et voulez exploiter une terrasse commerciale ou un commerce saisonnier, vous devez effectuer une telle demande auprès de l’Urbanisme.
• Vous allez recevoir plusieurs invités dans votre maison pour une occasion spéciale, il y aura de la musique, etc. Vous devez simplement cessez le bruit entre 23h et 7h et nous suggérons d’aviser le voisinage. Le respect de la règlementation concernant les nuisances et l’urbanisme s’applique.
• Vous voulez faire un rassemblement dans un parc, soit avec le voisinage, vos amis, votre famille, souligner un anniversaire, la ville n’effectue pas de réservation pour des groupes sur le domaine publique. Vous pouvez louer des salles avec le département de la récréation pour ce type de réunion.
• Demande pour distribution de matériel publicitaire et colporteurs.

Présenter tous les documents énumérés dans la section « Documents requis pour la présentation d’une demande d’événement »

• Démontrer que l’organisme fait partie des groupes admissibles mentionnés au lexique des statuts juridiques en annexe
• Déposer une demande complète dans les délais avant la date prévue de l’événement en remplissant le formulaire de demande d’événement
• Prendre connaissance et accepter les conditions et la documentation requise à la suite d’une approbation pour l’émission de l’autorisation.

Ne sont pas admissibles :

Les événements à caractère privé/commercial dans un lieu public. (*Exception – politique de location de la ville de Pointe-Claire)

Toute demande pour la présentation d’un événement doit être soumise par le formulaire au moins 30 jours avant la date ciblée par le promoteur ou l’organisme pour la tenue de l’événement ou 45 jours avant, si l’événement :

• accueillera plus de 200 personnes
• nécessite l’octroi d’un permis de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec (RACJ),
• nécessite l’octroi d’un permis de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ),
• entraîne une fermeture de rue
• nécessite une escorte policière,

La Ville se réserve une période maximale de 10 jours ouvrables pour réaliser l’analyse de chaque demande qui lui est soumise, lorsque jugée complète.

Le demandeur devra lire attentivement la description des catégories d’événements proposé par la Ville. Lors du dépôt de sa demande, il doit indiquer clairement le type d’événement, selon les catégories proposées dans le formulaire, et dans le cas d’une épreuve compétitive, en préciser le niveau (régionale, provinciale, etc.). Il faut également préciser dans le formulaire la thématique de l’événement, si cela s’applique.

La demande doit être complète pour qu’elle soit transmise au service responsable de traiter votre demande.

• Lettre patente de l’organisme Registre des entreprises du Québec (REQ) ou autorisation du conseil d’administration (CA).
• Lettre d’autorisation du propriétaire si la demande d’événement serait sur le domaine privé
• Plan d’implantation (doit inclure chapiteau, estrades, etc. s’il y a lieu)
• Description détaillée de l’événement incluant :
  • Date(s) ciblée(s) pour la tenue de celui-ci, Site(s) identifié(s), Programmation, Clientèle(s) visée(s), Assistance prévue (projection), écrire s’il y a nourriture ou alcool en vente, etc.
• Plan de communication proposé
• Tout autre document pertinent (plan de mesure d’urgence, demande de soutien logistique et financier, plan des ressources matériels, plan des ressources humaines, etc.) *
• États financiers de l’année précédente, entente avec les partenaires s’il y a levée de fonds (si existants) *

Promoteur/organisme :

– Historique de l’événement

– Réalisations antérieures du promoteur

• Date ciblée pour la tenue de l’événement en fonction du calendrier annuel
• Site identifié pour la tenue de l’événement
• Potentiel de rayonnement et visibilité de l’événement
• Éléments distinctifs de l’événement
• Originalité et qualité de la programmation
• Paramètres de sécurité prévus à la planification et l’organisation de l’événement
• La présentation de la demande est complète